Mencapai tujuan utama dengan 4 Discipline of Execution (4Dx)

Seringkali, seorang leader sangat tahu tentang strategic plan, tapi mengalami kesulitan dalam eksekusinya. Buku The 4 Disciplines of Execution : Achieving your wildly important goals menjelaskan tentang eksekusi yang efektif dan bagaimana mencapainya dengan menggunakan 4 key disciplines of execution (4DX).

“THERE ARE TWO PRINCIPAL THINGS A LEADER CAN INFLUENCE WHEN IT COMES TO PRODUCING RESULTS: YOUR STRATEGY (OR PLAN) AND YOUR ABILITY TO EXECUTE THAT STRATEGY.” From the book: The 4 Disciplines of execution: achieving your wildly important goals

Why Execution Failed?

Beberapa strategi dapat dengan mudah diimplementasikan dengan uang dan otoritas, seperti pembelian equipment atau meng-hire staf baru. Namun, kebanyakan strategi melibatkan perubahan kebiasaan, seperti meminta staf untuk menyambut pelanggan, atau meminta tenaga penjualan menggunakan sistem CRM yang baru. Dalam kasus seperti ini, anda tidak bisa sekedar memerintahkan perubahan terjadi, merupakan tanggung jawab seorang leader untuk mencari tahu bagaimana cara mewujudkannya.

True problem with Execution

1. Lack of clarity

Dari hasil survey, ternyata hanya 15% karyawan yang mengetahui 3 tujuan utama perusahaan. Selain itu, 87% tidak mengetahui secara jelas apa yang harus dilakukan untuk mencapai Goal tersebut.

2. Lack of commitment

Mereka yang mengetahui Goals tersebut mungkin tidak merasa bergairah atau berkomitmen untuk mencapainya.

3. Lack of accountability

Lebih dari 80% karyawan yang telah disurvey merasa tidak bertanggung jawab atas Goal perusahaan.

4. Whirlwind of urgent daily work

Namun, the real enemy to execution adalah lingkaran angin puyuh “whirlwind” dari kesibukan sehari-hari yang mendesak. Hal ini bisa mengalihkan perhatian seorang leader dan kadang menghalangi orang untuk fokus pada Vital Goals. Bahkan leader yang punya strategi dan goal yang jelas teralihkan waktu, energi dan fokusnya oleh whirlwind ini.

Mengapa eksekusi gagal?

Tackling the urgent and important

Untuk berhasil, kamu harus memetakan mana urgent task perkerjaan sehari-hari dan aktifitas penting baru yang akan men-deliver tujuan utama perusahaan. Hal ini mengharuskan anda mengatasi:

  1. distraction dari pekerjaan harian
  2. kelambanan melaksanakan pekerjaan dengan cara biasa / as usual

The 4 Disciplines of Execution (4DX)

4DX mendorong kinerja perusahaan dengan membantu karyawan untuk:

  1. Memahami tujuan perusahaan, menghubungkan aktifitas harian mereka dengan tujuan perusahaan, dan mendapatkan sense of fulfillment dengan bekerja sesuai dengan arah tujuan perusahaan. dan
  2. Mengeksekusi the most important goals sambil mengelola whirlwind tugas harian yang mendesak.

Discipline 1: the Discipline of Focus: fokus on Wildly Important Goals (WIGs)

WIG adalah target yang paling vital, jika target ini tidak tercapai, maka pencapaian target lain menjadi tidak berarti. Bisa jadi merupakan major problem yang bisa berdampak buruk pada pencapaian profit. (contoh: kenaikan biaya, keterlambatan penyelesaian project). Atau success factor yang bisa melipatgandakan profit.

Fokuskan usaha, energi dan perhatian hanya pada 1-2 WIGs saja. Otak manusia di desain bekerja maksimal jika hanya berfokus pada 1 hal. Berusaha untuk mengerjakan banyak hal dalam satu waktu bisa menyebabkan penyelesaian yang buruk, bisa jadi tidak selesai semuanya, atau tidak maksimal. It’s ok to keep all your priorities on radar, tapi fokus pada 1 WIGs bisa menghasilkan hasil maksimal.

Leader cenderung jatuh ke 2 focus trap:

  1. Tidak bisa menolak ide brilliant. Leader yang ambisius dan fokus pada pencapaian akan selalu meminta tim nya untuk melakukan lebih. Namun, bisa dipastikan akan lebih banyak ide briliant daripada kapasitas untuk melakukannya.
  2. They make every whirlwind a WIG. Kita tidak bisa menghindari whirlwind, tapi kita bisa menghindari tersesat didalamnya. Kuncinya adalah spend 80% waktu anda untuk melakukan whirlwind, tapi curahkan 20% waktu anda untuk mengerjakan terobosan terbesar anda. Perlu diingat bahwa setelah WIG tercapai, dia akan menjadi bagian dari whirlwind anda.

Installing Discipline 1 in your Team

Untuk menginstall 4DX ke tim, langkah pertama adalah menerjemahkan strategi perusahaan / organisasi menjadi target tim WIG dan buat menjadi specific target.

Untuk mempersempit fokus organisasi, terapkan 4 rule ini:

  1. Untuk menghindari kewalahan, setiap orang harus fokus pada ≤3 WIGs dan setiap tim harus fokus pada ≤2 WIGs pada waktu tertentu.
  2. Semua WIGs level lebih rendah harus mendukung WIGs level diatasnya. Misal: WIGs level department harus mendukung WIGs level perusahaan.  Win the battles that’ll help you to win the war.
  3. Senior leaders bisa mem-veto tapi tidak harus mendikte WIG level dibawahnya. Mereka harus mendefinisikan WIG level atas agar bisa digunakan sebagai panduan oleh level dibawahnya. Kemudian setiap level membuat komitmen terhadap WIG yang telah mereka defisikan.
  4. Setiap WIG harus dituangkan secara spesifik dan terukur, atau disebut sebagai lag-measure. i.e. “from X to Y by when”. For example, your WIG may be to “improve client satisfaction from 55% to 80% in 2 years”. Avoid vague goals like “improve efficiency” or “retain the best employees.” Generally, treat the WIG as a tactical goal and keep the timeframe short enough to be compelling.

Secara spesifik, anda bisa mendefinisikan WIG dan target tim anda dengan 4 langkah berikut:

  1. Brainstorm possible WIG with an open mind
  2. Rank the possible team WIGs by their potential impact onthe organizational WIG
  3. Test the top options against these 4 criteria for high impact: The team WIG must (a) be aligned with the overall WIG, (b) be measurable, (c) be results that’re ≥80% owned by the team and (d) depend mainly on the team (not the leader)
  4. Define the WIG in a clear and measurable way.

Discipline 2: the Discipline of Leverage: work on the lead measures

Seperti dijelaskan hukum paretto, 20% dari usaha kita akan menghasilkan 80% dari keseluruhan hasil.

Disiplin 2 menjelaskan tentang bagaimana harus lebih fokus pada lead measureatau high-impact activities yang mempengaruhi pada hasil akhir atau disebut lag measure.

Semua hasil bisa diukur, baik itu lead ataupun lag measures:

  • Lag Measures (c:/ turun berat badan), menunjukkan kinerja berdasarkan apa yang sudah terjadi di masa lalu. Target yang didefinisikan dalam Discipline 1 (“from X to Y by when”) adalah lag measures.
  • Lead Measures (c:/ diet, olah raga), menunjukkan high-impact things yang harus dilakukan sekarang untuk mencapai tujuan. Lead measure yang bagus (i) harus dapat mengarahkan kepada pencapaian goal utama, dan (ii) dapat dengan mudah diikuti oleh anggota tim. Sekali lead measure diidentifikasi, anda harus langsung membuat measurement dan track pencapaiannya.

Installing Discipline 2 in your Team

Gunakan 4 langkah berikut:

  1. Brainstorm semua kemungkinan lead measures.
  2. Urutkan kemungkinan measures berdasarkan potential impact terhadap WIG tim.
  3. Test the top idea berdasarkan 6 kriteria: (a) predictive of goal achievement, (b) within the team’s influence, (c) measurable, (d) worth measuring, (e) an ongoing process which brings permanent behavioral change and improvements, and (f) a team game (vs just the leader’s game).
  4. Tetapkan lead measures secara spesifik.

Discipline 3: the Discipline of Engagement: keep a compelling scoreboard

Tidak cukup bagi sebagian orang untuk mengerti apa itu lead measures. Agar anggota tim bisa melakukan performa terbaiknya, mereka harus terlibat secara emosional. Semua orang harus tahu score nya setiap saat, jadi mereka tahu akan mencapai target atau menang. Bisa dianalogikan seperti pemain basket, dengan dipasangnya scoreboard dipinggir lapangan, mereka tau akan menang atau kalah dan harus segera memasukkan bola ke keranjang segera untuk menang.

Untuk memotivasi tim, scoreboard harus dibuat spesifik sesuai dengan goal tim dan memotivasi anggota tim untuk menang.

Scorecard yang baik mempunyai 4 fitur berikut:

  1. Simpel dan sederhana (buat seperti scorecard pertandingan sepak bola atau basket)
  2. Dapat dilihat dan dipahami oleh semua tim
  3. Menunjukkan lead lag measures
  4. Harus bisa dipahami dalam 5 detik (5 second rule)

Installing Discipline 3 in your Team

Tujuan utama kita disini adalah untuk mendesain scoreboard yang bisa memotivasi anggota tim agar terus mencetak score, memonitor permainan dan mendiskusikan nya setiap hari.

Gunakan 4 langkah berikut untuk design/create scoreboard:

i. Pilih tema yang cocok untuk lead measures anda.

  • Beberapa pilihan nya sebagai berikut: trend lines (untuk menunjukkan sebarapa jauh anda bisa mencapai from X to Y by when), speedometers atau scales (untuk menunjukjkan sebarapa jauh anda mencapai specific measures), bar charts (untuk membandingkan kinerja), or andon charts (untuk menunjukkan apakah anda on-track atau off-track untuk specific measures).
  • Biarkan anggota tim personalize the scoreboard agar scoreboard memiliki arti buat mereka.

ii. Design the scoreboard, pastikan memenuhi 4 kriteria yang kita diskusikan diatas: simple, visible, contains lead dan lag measures, dan shows at a glance if you’re winning.

iii. Libatkan tim dalam pembuatan dan pembenahan scoreboard sehingga mereka mempunyai ownership terharap scorecard nya.

iv. Jelaskan siapa yang responsible untuk mengupdate scorecard dan seberapa sering / kapan scorecard harus diupdate. Biarkan anggota menilai sendiri, jangan memberikan nilai untuk mereka.

Discipline 4: the Discipline of Accountability: create a cadence of accountability

Cukup berat untuk mengeksekusi strategi baru karena mengharuskan orang melakukan sesuatu yang berbeda sambil tetap menjalankan aktifitas whirldwind hariannya. 3 disiplin pertama membantu menghadirkan fokus, kejelasan dan keterlibatan, sedangkan disiplin ini memastikan setiap orang secara konsisten melakukan apa yang harus mereka lakukan untuk mencapai WIGs. Ini tentang bagaimana menciptakan siklus akuntansi reguler untuk pencapaian masa lalu dan perencanaan untuk peningkatan score kedepannya.

Selenggarakan WIG Session setidaknya sekali seminggu paling lama 20-30 menit:

  • Ide utama WIG session ini adalah untuk membentuk ritme tim agar tetap accountable dan tidak lost in the whirlwind.
  • Jika anda memegang peranan management, anda akan menyelenggarakan 2 WIG session, 1 sesi dengan bos anda, 1 lagi dengan tim member anda. It’s ok to coach people dengan tujuannya, tapi pastikan ide itu muncul dari mereka sehingga mereka berkomitmen dengan itu.

Installing Discipline 4 in your Team

Tips menjalankan WIG session yang efektif:

  1. Selenggarakan WIG session diwaktu dan hari yang sama setiap minggunya.
  2. Pastikan Whirlwind tidak disangkutpautkan saat WIG session.
  3. Singkat saja cukup 20-30 menit, fokus pada 3 agenda penting: (i) accountability (report the last week commitment), (ii) review scoreboard (iii) rencana kedepan
  4. Update scoreboard sebelum sesi, dan dipresentasikan setiap WIG session
  5. Akhiri sesi WIG dengan hasil yang spesifik dan komitmen.
  6. Pastikan anggota tim komit dengan komitmennya
  7. Bangun budaya high-performance
Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You May Also Like