5 Level Work From Home (WFH) dan kemungkinan kamu di level 2, why?

Young Woman Work from home
5 Level of Remote Working / Work from Home

5 Level Work From Home. Pandemi COVID-19 memaksa semua perusahaan didunia untuk memberlakukan Remote Working Protocols. Perusahaan-perusahaan besar seperti Amazon, Airbnb, Facebook, Microsoft dan Google menginstruksikan karyawannya untuk Work From Home (WFH) dengan variasi-variasi tertentu sesuai dengan kreatifitas mereka. Bahkan menurut berita terakhir, perusahaan seperti microsoft telah memberlakukan Work From Home secara permanen bahkan setelah pandemi berakhir.

Tentunya tidak semua perusahaan bisa melakukan Work From Home (WFH), perusahaan padat karya dan manufacture diharuskan untuk memperketat protocol covid-19 supaya pabriknya tetap bisa mengepul berproduksi. Bahkan banyak perusahaan yang gulung tikar karena covid-19. Yang paling berdampak adalah sektor kuliner dan entertainment.

Pada bahasan kali ini kita berfokus pada perusahaan yang masih beraktifitas penuh dengan menerapkan protokol Work From Home (WFH). Ya, yang paling menonjol dan naik daun di masa pandemi seperti sekarang adalah penyedia layanan video conference. Semua orang sekarang mengenal Zoom, Ms Teams besutan Microsoft, dan Google Meet besutan raksasa Google.

Jadi pengen flash back sedikit ke masa lalu ketika saya dan tim mengenalkan solusi meeting jarak jauh dengan video conference, waktu itu ms teams dan zoom, masih agak berat effort yang harus dilakukan untuk meyakinkan customer menggunakan teknologi itu, kebanyakan masih suka mondar-mandir traveling untuk melakukan pertemuan. Tapi sekarang seolah menjadi kewajiban dan dengan sendirinya beradaptasi dengan platform macam zoom, google meet dan ms teams. Tapi sekali lagi, sebagus-bagusnya tools masih tergantung bagaimana cara kita menggunakannya.

“Tools are only as good as how you use them”

Jika anda check di timeline twitter, facebook dan instagram stories banyak dipenuhi dengan zoom team-selfies seperti gambar dibawah ini ^__^

Work From home - zoom meeting
Zoom Meeting – image from zoom.us

Menarik untuk dilihat, ternyata ada beberapa level remote working atau di indonesia lebih sering kita sebut work from home a.k.a WFH. Ada yang benar-benar menerapkan konsep remote working seperti yang seharusnya, ada juga yang menanggapinya sebagai tambahan hari libur dengan menumpuk semua pekerjaan dan akan membereskannya ketika ada kesempatan datang ke kantor, ada pula yang menyiapkan semua infrastruktur kerja kantornya ke rumah dengan ditambah dengan fasilitas online conferens untuk berkoordinasi, dan yang paling advance ada perusahaan seperti Automattic (perusahaan dibalik nama besar WordPress) yang menerapkan full remote kepada ribuan pegawainya yang tersebar diseluruh penjuru dunia.

5 Level Work From Home (WFH)

Level 1: Non-Deliberate Action

Perusahaan atau orang yang berada di level 1 ini melakukan WFH begitu saja sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah, dengan tanpa persiapan atau rencana yang matang. Dengan koneksi internet, smartphone dan laptop yang dipunyainya, dia masih bisa mengakses email, telapon, whatsapp dan juga online meeting sesekali. But they will put most of things until they are back to the office.

Dengan kebijakan Pembatasan Sosial Bersekala Besar (PSBB) transisi, semakin memperkuat posisinya yang akan menyelesaikan banyak pendingnya ketika mendapat giliran masih kantor.

Level 2: Recreating the Office Online

work from home office setup
online office setup

Di level ini kebanyakan perusahaan / organisasi sekarang berada, terutama perusahaan yang masih tradisional. Perusahaan menyediakan fasilitas aplikasi video conference (seperti zoom, ms team dan google meet), aplikasi instant messaging (c:/ slack, whatsapp) dan email. Tapi alih-alih mempermudah komunikasi dan melancarkan kolaborasi, mereka memindahkan cara kerja tradisional (9 to 5 work hour) kantor menjadi online.

Beberapa membuat meja kantor sendiri dirumah dengan melakukan video call dengan lebih dari 10 orang, setiap komunikasi dan diskusi dilakukan secara online baik telepon, video maupun chat. Banyak sekali interupsi dalam sehari, harus cepat-cepat membalas telepon, email, whatsapp dll. Dalam satu online meeting terkadang bisa menghabiskan waktu berjam-jam. Dan hari-hari WFH pun serasa lebih lama dari hari masuk kantor bahkan bisa 24/7 bekerja.

Pada level 2, orang masih berekspektasi untuk online 9 to 5 seperti jam kantor. Jika kamu masih berada dalam level ini, kamu masih sangat jauh untuk bisa menerapkan remote working yang benar.

Level 3: Adapting to the Medium: Collaboration + Documentation

Online documentation Collaboration – Business vector created by rawpixel.com – www.freepik.com

Pada level ini, perusahaan sudah mulai beradaptasi dengan remote work dan bisa memanfaatkan keunggulan dari media yang dipunyainya. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan online shared document (c:/ google docs, office 365, dll) yang memungkinkan semua tim melakukan kolaborasi online secara realtime selama diskusi. Dengan ini bisa menyamakan persepsi karena melihat dokumen yang sama dan menghindarkan pada lost in translation errors dan menghemat waktu diskusi.

Pada level ini komunikasi tertulis menjadi sangat critical. Seperti yang dilakukan oleh Automattic, most of communication dilakukan text-based dan melakukan video conference / online meeting hanya jika diperlukan saja.

When it comes to meetings:

  1. Hanya menyelenggarakan meeting jika sangat dibutuhkan dan jika tidak bisa mendapatkan hasil yang diharapkan dengan ad-hoc conversation, phone call, email, text atau instant message.
  2. Set waktu meeting 15 menit by default, dan dibuat lebih lama jika hanya sangat dibutuhkan.
  3. Pastikan ada agenda dan hasil yang spesifik yang diharapkan dengan menyelenggarakan meeting.
  4. Pastikan meeting dihadiri oleh “must have” people, yang bisa memberikan keputusan dalam meeting sehingga meeting berlangsung efektif.
  5. Sepakati next step, action log, responsible person(s) dan due date.
  6. Hindari meeting jika hanya untuk menyampaikan informasi. Karena hal ini bisa dilakukan melalui email, instant message.

Level 4: Flexibility & Asynchronous Communication

Characters of people holding time management concept illustration – Background vector created by rawpixel.com – www.freepik.com

Pada kenyataannya, the most things don’t required an immediate response. Banyak hal bisa diselesaikan dengan komunikasi searah, bisa dengan email atau instant messanger, dengan memberikan informasi dan due date yang jelas sehingga bisa memberikan waktu kepada knowledge worker untuk berpikir dan memberikan his best effort sesuai dengan request dan waktu yang ditentukan. Menurut McKinsey, dengan cara ini, secara psikologis bisa meningkatkan produktifitas sebanyak lima kali lipat.

Untuk menghindari saling melempar bola dan duplikasi pekerjaan, pastikan asynchronous message:

  1. Berisi background informasi yang detail, clear action item(s), dan hasil yang diinginkan.
  2. Berikan tenggat waktu pengerjaan / due date yang jelas.
  3. Berikan jalur komunikasi dan sumber daya jika recipient belum bisa memenuhi requirement.

Jika ada sesuatu yang benar-benar urgent, maka cara komunikasi yang dilakukan harus merefleksikan urgency nya, seperti langsung kontak dengan phone call, tepuk pundaknya, dan pastikan memang kondisinya benar-benar urgent sehingga akan menjadi prioritas untuk dikerjakan.

Contoh asynchronous message:

Dear Antony,

Attached the incorporation document of our new business recomendation.

Please complete the business plan and send it back to me by 4pm this friday.

If you have any concerns, give me an email or a call on 021-5303078.

Level 5: ‘Nirvana’ -> Accomplishment & High Productivity

Level Nirvana tercapai jika distributed team bekerja dan berkolaborasi lebih baik dibandingkan dengan yang pernah dialami oleh setiap person dalam tim. Sebuah perusahaan bisa mencapai level ini dengan menekankan pada environment design, desain organisasi dan lingkungan fisik tempat orang bekerja yang kondusif.

dari 5 level work from home diatas, kamu sudah ada di level berapa? tulis di komen ya!

baca lebih banyak artikel tentang bisnis di category business.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You May Also Like